Fase de iniciação do projeto: como começar seus projetos
Qualquer gerente de projeto ou indivíduo com uma meta específica começa fazendo a mesma pergunta: “Por onde eu começo?”.
Muitas vezes, os aspectos que consomem mais tempo na execução das tarefas geralmente são resultado de fatores que não foram mapeados desde o início. Podemos contratar aquele fornecedor? O orçamento não foi definido. Precisamos desse freelancer? Não avaliamos os recursos da nossa equipe interna.
A solução? Um plano de iniciação de projeto bem elaborado. Este artigo abordará os conceitos básicos da primeira fase de um projeto e explicará como o Work OS da monday.com pode ajudar a manter seus projetos organizados e no caminho certo.Comece já
O que é a fase de iniciação do projeto?
A fase de iniciação do projeto diz respeito ao processo formal que reconhece a existência de um novo projeto e delineia os documentos e procedimentos necessários para definir o cenário de execução. Essa é a primeira etapa do clássico ciclo de vida da gestão de projetos.
As 4 fases da gestão de projetos são:
- FASE 1: Iniciação do projeto
- FASE 2: Planejamento do projeto
- FASE 3: Implementação do projeto
- FASE 4: Encerramento do projeto
Para contextualizar, vamos analisar a iniciação do projeto através de dois prismas: as atividades de iniciação do projeto e as entregas desta fase. Juntas, elas formam o que conhecemos como lista de verificação do projeto.
Quais são as principais atividades e entregas da fase de iniciação do projeto?
Todos os projetos começam com ideias, mas o que vem depois? Quem está envolvido? E, é claro, o que cada etapa envolve? Nesta seção, vamos conduzi-lo pelo processo de iniciação do projeto.
Aqui está um checklist básico:
1. Crie um caso de negócios
Um caso de negócios é um documento que esclarece como as metas do projeto se alinham à missão de longo prazo da empresa — pense nele como uma justificativa para o uso de recursos técnicos, financeiros e humanos no projeto específico.
É importante observar, no entanto, que ele deve se concentrar mais nos aspectos comerciais do que nos técnicos. Isso porque ele será usado para obter a adesão da alta gerência, esclarecer quaisquer preocupações e, finalmente, conseguir a aprovação.
2. Realize um estudo de viabilidade
Depois de obter a aprovação da liderança, você deverá ter uma ideia da probabilidade de sucesso do projeto. O estudo de viabilidade identifica suas restrições e premissas gerais.
3. Elabore um project charter
O project charter é uma declaração preliminar do escopo do trabalho, dos objetivos e dos participantes de um determinado projeto.
Ele inclui o delineamento das responsabilidades, identifica as principais partes interessadas, destaca as metas e, mais importante, define a autoridade do gerente de projeto.
4. Identifique as partes interessadas e crie um registro
Uma parte interessada é qualquer pessoa que possa ser influenciada ou que tenha influência em seu projeto, podendo ser interna ou externa. É importante lembrar que a comunicação é fundamental, inclusive sua forma e frequência.
5. Recrute a equipe certa e estabeleça um escritório de projetos
É hora de reunir a tropa, como se diz por aí. Mas, além disso, este é o momento de começar a atribuir funções e responsabilidades para criar um senso de responsabilização desde o início. Essa é a principal esfera de atuação de um gerente de projetos.
Um escritório de projetos, também conhecido como PMO, refere-se à equipe ou ao departamento que cria e promove a gestão de projetos para toda a organização. Eles são a fonte de conhecimento dos procedimentos e das práticas recomendadas que garantem a qualidade e a pontualidade das iniciativas.
O PMO também deve indicar às equipes um software de gestão de projetos centralizado, como a monday.com.
6. Revise
No final das contas, a gestão de projetos ainda está sujeita a erros humanos. É importante dedicar um tempo específico para revisar seu plano de iniciação, garantindo ao restante das fases do projeto uma chance maior de sucesso.
Por que a fase de iniciação do projeto é importante?
Como mencionamos, a fase de iniciação é a fonte de muitos elementos importantes: o problema é identificado, o escopo do projeto é determinado e sua base é criada.
Você precisará justificar as demandas do seu projeto para os principais tomadores de decisão. Para isso, reúna evidências de por que o sucesso do seu projeto seria valioso e forneça alguns documentos, como a declaração de trabalho. Em outras palavras, a iniciação do projeto é a fase que leva o projeto à linha de partida.
Qual é a diferença entre as fases de iniciação e planejamento do projeto?
Já apresentamos uma noção básica da fase de iniciação do projeto, o estágio em que você pode definir seu projeto de forma ampla e obter a adesão das partes interessadas. Então, qual é a diferença em relação ao planejamento do projeto, a segunda fase do ciclo de vida da gestão de projetos?Embora os termos pareçam sinônimos, o planejamento do projeto toma como base a iniciação do projeto.
Muitas equipes cometem o erro de fazê-lo primeiro, o que pode causar um ciclo de trabalho duplicado. O planejamento do projeto é a fase em que você estabelece metas específicas e o roteiro do projeto. Nele, você entrará em detalhes como o planejamento dos sprints.
Mas, sem as atividades essenciais da fase de iniciação, pode-se acabar definindo metas imprecisas ou esquecer de envolver as partes interessadas mais importantes, perdendo um feedback precioso. A melhor maneira de evitar esse tipo de erro é trabalhar com estruturas testadas e comprovadas e com a ferramenta certa. Vamos explorar por que a monday.com é a opção perfeita.
6 passos para uma iniciação de projeto excepcional usando a monday.com
1. Identificação e definição de requisitos, resultados e critérios de sucesso de alto nível relacionados ao negócio
Essa fase inclui vários documentos para confirmação e detalhamento, como informações de contato dos patrocinadores, datas de conclusão previstas, explicações sobre a estratégia e muito mais.
Solução: Workdocs da monday.com + templates
Os workdocs da monday.com são documentos de colaboração inovadores. Colabore em tempo real, incorpore seus quadros da monday.com e muito mais.
Além disso, você pode escolher entre mais de 200 templates no site monday.com, alguns específicos para a fase de iniciação.
2. Definição da justificativa de negócio e das necessidades de outras partes interessadas no projeto
As partes interessadas querem ver os principais elementos do projeto para entender o seu valor — orçamentos, cronogramas, desempenho esperado e ROI. Tornar esses dados visualmente atraentes é uma ótima estratégia.
Solução: Visualizações
Na monday.com, você pode escolher entre mais de 8 opções para gerar visualizações relevantes do seu trabalho. A coluna de fórmula reúne automaticamente seus dados, que podem ser usados para criar um painel personalizado, dinâmico e compartilhável como um relatório. A visualização de cronograma mapeia os elementos do seu quadro em datas selecionadas.
3. Definição das funções e da responsabilidade do gerente de projeto
Uma das principais tarefas de um gerente de projeto é determinar as habilidades essenciais para montar a equipe do projeto. Mas, a partir daí, como ele pode gerenciar a comunicação e a delegação de forma centralizada e eficiente?
De acordo com o PMI, práticas ineficientes de gestão de projetos resultam em 12% de desperdício de recursos organizacionais.
Solução: Atualizações e coluna de pessoas
A monday.com reúne em um só lugar as tarefas, os responsáveis e a comunicação sobre os projetos e sua iniciação. As atualizações funcionam como centrais para anotações, comunicados e perguntas — você também pode adicionar arquivos e muito mais.
A coluna de pessoas permite a atribuição de elementos a indivíduos ou a vários membros da equipe. Ela pode ser usada pelo gerente do projeto para avaliar as cargas de trabalho ou ser incorporada aos modelos automatizados de notificação.
4. Criação do documento de escopo do projeto
O documento de escopo do projeto pode incluir as seguintes informações:
- Relações externas propostas
- Relações internas propostas
- Plano de comunicação
- Diretrizes de gestão de mudanças
- Planos de revisão pós-projeto
- Escolha da metodologia de gestão de projetos
Solução: Template de declaração de trabalho
Em vez de começar do zero, organize seu documento de escopo para a fase de iniciação do projeto em um template simples, compartilhável e editável em tempo real.
5. Obter aprovação por escrito das partes interessadas
As habilidades de comunicação, persuasão e negociação são fundamentais para as interações com as partes interessadas. Suas conexões iniciais podem envolver reuniões presenciais, memorandos e outras comunicações, como e-mails ou trocas de documentos. Esse processo pode retardar a passagem do seu projeto da fase de iniciação para a de planejamento.
Solução: Automações e integrações
Integre suas ferramentas favoritas de gestão e aprovação de documentos na monday.com para simplificar o compartilhamento e o fluxo de aprovação. Use as automações para acionar comunicações e ações em seu quadro. Por exemplo, quando o status de um documento de escopo for alterado para aprovado, notifique o gerente do projeto para que ele possa dar início às próximas etapas.
6. Estabeleça a base para o planejamento do projeto
Embora essas tarefas sejam efetivamente realizadas na fase de planejamento, você pode começar a se preparar:
- Estrutura detalhada de divisão do trabalho
- Plano de gestão de recursos
- Cronogramas
- Orçamento
- Plano de gestão de riscos
- Plano de gestão da qualidade
Solução: WBS e visualização de Gantt
A monday.com tem um Template de WBS (Estrutura Analítica de Projetos,) e uma visualização de carga de trabalho para que seja possível gerir facilmente a capacidade dos membros da equipe. Nossa visualização de Gantt inclui uma funcionalidade especial de caminho crítico que ajuda a delinear tarefas, responsáveis e dependências automaticamente com base nos dados do seu quadro.
Perguntas frequentes
Por que você deve usar um project charter?
O project charter define o propósito, as metas e os resultados significativos de um projeto, além de ajudar a alinhar a equipe. Aqui estão três motivos pelos quais você deve considerar o uso de um project charter:
- Promove uma melhor gestão do tempo
- Consolida os orçamentos: o project charter ajuda a determinar o orçamento da sua equipe. Um orçamento claro diminui a probabilidade de gastos em excesso e aumenta as chances de um projeto bem-sucedido!
- Ajuda a melhorar o moral da equipe
Quais são os quatro principais requisitos da fase de iniciação do projeto?
- Identificação do problema ou da oportunidade
- Definição da solução
- Constituição do projeto
- Nomeação da equipe do projeto
Otimize a forma de conduzir a iniciação de seus projetos
A fase de iniciação do projeto estabelece as bases não apenas para o sucesso geral de um projeto, mas para cada etapa do seu ciclo de vida.
A gestão das principais ações, requisitos e documentos da iniciação do projeto fica muito mais fácil com um software de gestão do trabalho — como a monday.com.